Бухучет командировочных расходов: общие положения
Отправляя сотрудника в бизнес поездку, на работодателя возлагается обязанность возместить все экономически обоснованные расходы, понесенные работником во время исполнения им трудовых обязанностей в командировке.
Перечень расходов, обязательных к возмещению поименован в части 1 ст. 168 ТК РФ. К таким расходам относятся:
1. Расходы на проезд.
Если в бизнес поездке, сотрудник пользуется услугами общественного транспорта, то работодатель возмещает стоимость понесенных расходов на покупку билетов. В данном случае, подтверждающими документами будут являться сами проездные билеты или квитанции таксистов. При этом вид транспорта не имеет значения. Возмещаются расходы как за проезд на рейсовом автобусе, так и перелет на самолете.
Подробнее читайте в статье «Унифицированная форма № АО-1 — Авансовый отчет (скачать)».
К авансовому отчету должны быть приложены расчетные документы, подтверждающие каждую строчку, касающуюся расхода выданных под отчет денежных средств. Подтверждающими документами могут быть кассовые чеки, квитанции к приходному ордеру, бланки строгой отчетности, а также квитанции банкоматов и платежных терминалов.
ВНИМАНИЕ! Ранее подотчетник должен был отчитаться о потраченных суммах в течение 3-х дней с даты, на которую выданы денежные средства. Но с 30.11.2020 указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У данное требование было изменено.
Можно ли погашать перерасход по авансовому отчету по расчетному счету
Такие выводы содержатся в письмах Минфина России от 24.01.2017 N 03-07-11/3094 и от 24.01.2017 N 03-07-11/3094.
Копии вместо оригиналов
А можно ли подтвердить авансовый отчет копиями первичных документов?
Чиновники относятся к этому отрицательно. Например, в письме УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 N 20-12/05968 налоговики указали, что факсимильные, сканированные или сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли.
Правда, в некоторых случаях все же можно к авансовому отчету приложить копии документов. Налоговики допускают возмещение командировочных расходов по копиям оправдательных документов, заверенных организациями, их выдавшими (письмо УМНС России по г.
Москве от 28.11.2001 N 03-12/54745).
Можно ли погашать перерасход по авансовому отчету по расчетному счету на сайте налоговой
Если этого нет, налоговая может отказать в вычете.
Возмещение суточных
Существенные изменения, вступившие в силу в 2015 году, текста положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) касаются отмены таких документов, как служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о выполненном поручении.
Пока в ходу было командировочное удостоверение, количество дней командировки определялось именно по нему. С 08.01.2015 документами, подтверждающими продолжительность командировки, стали проездные документы. А с 08.08.2015 к их числу добавились документы о найме жилого помещения.
Можно ли погашать перерасход по авансовому отчету по расчетному счету в 1с 8
Сумму аванса, как правило рассчитывает сам сотрудник, с использованием специальной формы.
На примере ниже, покажем запрос на командировочные сотрудника при отправлении в заграничную командировку. Как видно, запрос суточных идет из расчета 1 день по норме по России и 5 дней по норме, положенной при отправлении в заграничную командировку.
Билеты приобретаются в два конца, и дополнительно запрашиваются средства на оплату пригородного сообщения от гостиницы до места службы.
Из-за неудобства рейса, одну ночь сотрудник будет вынужден провести в Москве, на территории РФ, и 5 ночей по месту командирования.
Таким образом произведен приблизительный расчет необходимой на поездку суммы:
При командировании работника по РФ, аванс выдается в рублях.
Документы нужно пронумеровать в порядке их записи.
Видео: авансовый отчет и все нюансы по его составлению в программе 1С
В обязанности бухгалтера входит проверка целевого использования денег, наличия оправдательной документации и правильность составления отчета.
При приеме документов работнику выдается расписка о том, что он сдал отчет на проверку. После проверки документ должен быть утвержден руководителем предприятия.
Отметка о принятии отчета делается в соответствующей графе документа. При выдаче перерасхода в отчете указывается дата составления и номер расходно-кассового ордера.
В отчете должна быть расшифровка подписи кассира, главного бухгалтера.
Следующим этапом является списание подотчетных сумм. Этим занимается бухгалтерия предприятия.
Списание производится на основании утвержденного авансового отчета.
Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т. д.).
В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства. Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами).
В каком порядке бухгалтер должен принять авансовый отчет у работника, узнайте в Готовом решении от экспертов КонсультантПлюс.
При этом на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу компании по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Авансовый отчет составляется, когда расходы реально понесены.
Поэтому при отсутствии понесенных расходов оформлять авансовый отчет нет никакой необходимости. Ведь отчитываться просто не о чем.
Следовательно, работник может внести в кассу денежные средства по приходному ордеру.
Возмещение перерасхода
Еще одна распространенная ситуация. Работник по поручению руководства купил материалы на свои деньги.
Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к подборке разъяснений чиновников и примеров из арбитража.
Однако если в чеке продавца, который является плательщиком НДС, не выделена отдельной строкой сумма налога, но есть надпись «включая НДС», то предприятие должно высчитать НДС самостоятельно и уменьшить стоимость товаров на эту сумму в целях налогообложения прибыли. Это правило необходимо применять всегда, за исключением случаев, указанных в пп. 2, 5 ст. 170 НК РФ (письма Минфина от 24.04.2007 № 03-07-11/126, от 24.01.2017 № 03-07-11/3094).
- в фактическую себестоимость приобретенных материалов, товаров и тому подобных ценностей (это следует из пп. “а” п. 11, пп. “а” п. 12 ФСБУ 5/2019 “Запасы”);
- в расходы по обычным видам деятельности, если приобретенные работы (услуги) связаны с обычными видами деятельности организации (п. п.
При оформлении отчета работнику и кассиру необходимо заполнить следующие поля:
- название организации;
- номер, дату составления отчета;
- реквизиты структурного подразделения;
- ФИО ответственного лица;
- табельный номер, должность работника;
- назначение аванса;
- данные по предыдущему авансу;
- бухгалтерскую запись;
- приложение;
- отчет проверен;
- данные о главном бухгалтере и бухгалтере;
- расписка о принятии отчета на проверку;
- подпись подотчетного лица.
В графе «Бухгалтерская запись» отображаются бухгалтерские проводки, номера счетов, на которых фиксируются потраченные подотчетные суммы.
К авансовому отчету должны прилаживаться документы, подтверждающие понесенные издержки.
Однако для целей налогообложения принять такие расходы невозможно.
Кроме того, в последнее время участились случаи аренды автомобиля при нахождении в командировке. Эти расходы также классифицируются как расходы на проезд.
2. Расходы на проживание.
Равно как и в ситуации с проездом, расходы на проживание возмещаются в полном объеме.
При этом не важно, проживал сотрудник в гостинице или на арендованной квартире. Основанием для возмещения затрат на проживание и признание их в составе расходов являются подтверждающие документы: счета из гостиницы или договор найма жилого помещения с квитанцией об оплате. При отсутствии таковых, организация имеет право возместить потраченные суммы сотруднику, однако не имеет права принимать данные расходы для целей налогового учета.
3.
Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается?
Перерасход по авансовому отчету – вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары (услуги) или израсходовать в служебной поездке. При выдаче средств объем предстоящих расходов определяется приблизительно. Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО).
Важно! С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно.
Требование о том, что отчет должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.
В АО должны отразиться все произведенные расходы.
